A Universidade Federal do Piauí (UFPI) publicou, em 30 de janeiro de 2025, a Portaria Nº 55 do Gabinete da Reitoria, que estabelece os procedimentos para a regulamentação da assinatura e publicação de documentos institucionais, tanto para uso interno quanto externo, no âmbito da UFPI.
Documentos Institucionais de Natureza Interna
Os documentos institucionais de natureza interna incluem: ato de reitoria, ata de reunião, atestado, certidão, edital, formulário, instrução normativa, memorando, nota técnica, parecer, portaria, projeto, regimento, requerimento de retificação de notas, resolução e solicitação de passagens e diárias.
Esses documentos podem ser assinados por: autenticação eletrônica via sistemas SIG-UFPI ou equivalente; assinatura eletrônica com certificação digital GOV.BR, por ICP-Brasil ou equivalente; assinatura manuscrita (grafada de próprio punho) com caneta de cor azul e rubricada em todas as páginas, exceto na página da assinatura.
Documentos Institucionais de Natureza Externa
Os documentos institucionais de natureza externa abrangem: acordo de cooperação, ata, carta de preposição, certidão, certificado, contrato, declaração, diploma, memorando de entendimento, ofício, requerimento, termo de compromisso, termo de convênio, termo de anuência, formulários e documentos semelhantes.
Esses documentos podem ser assinados por: assinatura eletrônica via GOV.BR ou ICP-Brasil ou equivalente; assinatura manuscrita (grafada de próprio punho) com caneta de cor azul e rubricada em todas as páginas, exceto na página da assinatura.
Os certificados, certidões e declarações institucionais que utilizam código de verificação terão validade somente se emitidos pelos sistemas SIG-UFPI. Documentos que não observarem as normas estabelecidas serão considerados apócrifos e não terão validade jurídica.
Atos normativos, documentos relacionados ao pessoal, editais e avisos devem ser publicados no Boletim de Serviço da Universidade ou no Diário Oficial da União (DOU), conforme o caso, para que tenham efeito legal.