Procedimentos

1. Solicita, através de Memorando Eletrônico, à Coordenadoria de Contratos(CCON) a instauração de Processo Administrativo, informando a(s) ocorrência(s) e as providências adotadas pelo Fiscal do Contrato;
2. Anexar ao memo os documentos e elementos probatórios relativos à(s) ocorrência(s), bem como portaria de designação do fiscal, cópia do contrato, e-mails e demais registros mencionados no relatório da fiscalização.

1.  Instaurar Processo Administrativo;
2. Complementar a instrução do processo, incluindo, se necessário, cópia do contrato ou ata, edital de licitação, etc;
3. Encaminhar notificação ao contratado, anexando cópia do relatório, abrindo-lhe prazo para apresentação de defesa prévia.

1. Prazo para apresentação de defesa - 05 (cinco) dias úteis.

1. Caso a defesa tenha sido apresentada dentro do prazo, elaborar relatório de Análise de Defesa e encaminhá-lo à autoridade competente para decisão;
2. Caso a defesa seja intempestiva ou não tenha sido apresentada, elaborar relatório relatando o fato.

1. Decidido pela aplicação ou não da sanção;
2. Elabora a Decisão Fundamentada.

1. Caso a Diretoria Administrativa tenha decidido pela aplicação de sanção, notificar o fornecedor anexando cópia da decisão fundamentada e do processo para vistas, abrindo-lhe o prazo para interposição de recurso;
2. Caso a Diretoria Administrativa tenha decidido pela aceitação da defesa, notificar o fornecedor da finalização do processo.

1. Se a autoridade decidir rever sua decisão, comunicar ao contratado, caso contrário, mantida a decisão a encaminhar o processo à autoridade superior, dando efeito suspensivo à decisão de aplicação de penalidade(s).

1. Se a autoridade decidir rever sua decisão, comunicar ao contratado, caso contrário, mantida a decisão a encaminhar o processo à autoridade superior, dando efeito suspensivo à decisão de aplicação de penalidade(s).

1. Análise do recurso, se mantida a decisão pela autoridade competente na etapa anterior;
2. Elaborar a decisão fundamentada;
3. Caso decida pela aplicação de sanção, emitir portaria;
4. Encaminha para providências quanto ao registro e a publicação da sanção - ADVERTÊNCIA E MULTA DE MORA somente são registrados no SICAF.

10° - AGENTE: CCON

1.  No caso de aplicação da sanção, providenciar o registro e a publicação da sanção - ADVERTÊNCIA E MULTA DE MORA somente são registrados no SICAF.
2. Notificar a empresa sobre o resultado do recurso, se for aplicada sanção, enviar cópia da Decisão Fundamentada, da portaria e do registro no SICAF, se for o caso.
3. Caso haja a aplicação da sanção de multa, encaminhar também, além de portaria/ofício, a Guia de Recolhimento da União (GRU) devidamente preenchida para recolhimento pelo contratado.
4. Encerra o processo.

1. 1° Reajuste, abrir processo via SIPAC;
2. A partir do 2° reajuste: utilizar o processo do reajuste anterior;
3. Instruir o processo com os seguintes documentos: Termo de Autorização, Portaria de Fiscalização e outros documentos que se fizerem necessários;
4. Fazer cálculo do reajuste (conforme previsto no Termo de Autorização);
5. Elaborar Termo de Apostilamento.

1. Análise de conformidade.

1. Autorizar o reajuste do Termo de Autorização e assinar o Termo de Apostilamento.

1. Enviar, via e-mail, o Termo de Apostilamento ao Autorizatário e ao Fiscal do Termo de Autorização;
2. Demais trâmites internos e arquivar o processo na CCON.

1. Encaminhar ao email Este endereço de email está sendo protegido de spambots. Você precisa do JavaScript ativado para vê-lo. Ofício/Manifestação da Empresa solicitando a repactuação e os documentos comprobatórios necessários para a comprovação do aumento dos custos apresentado pela Contratada, conforme a Lista de Verificação em anexo ao Ofício Circular n.º 1 / 2020 – PRAD. ;

1. Abrir processo via SIPAC e informar o número para a contratada;
2. Instruir o processo com os seguintes documentos: Ofício/Manifestação da Empresa solicitando a repactuação, Contrato, Portaria de Fiscalização, Edital, Termos Aditivos, Termos de Apostilamento e outros documentos que se fizerem necessários;
3. Análise das planilhas e dos documentos comprobatórios apresentados pela Contratada;
4. Informar o valor do contrato após a Repactuação.

1. Verificar e informar se há dotação orçamentária.

1. Ordenador de Despesa emite Declaração de Adequação Orçamentária.

1. Consultar certidões de habilitação (SICAF, CADIN, CEIS, CNIA, TCU, CNDT);
2. Elaborar Justificativa de Repactuação;
3. Elaborar o Termo de Apostilamento ou Termo Aditivo;
4. Em caso de Termo de Apostilamento, encaminhar para autorização da repactuação e assinatura do Termo de Apostilamento pela Autoridade Competente da UFPI (PRAD ou Reitor);
1. Com o Termo de Apostilamento assinado, inserir informações no Comprasnet Contratos e proceder com a publicação no Diário Oficial da União – DOU;
2. Demais trâmites internos e arquivar o processo na CCON.
5. Em caso de Termo Aditivo, encaminhar o processo à DA.

1. Análise de conformidade.

1. Dar ciência e encaminhar processo para a PGF.

1. Análise jurídica da Minuta do Termo Aditivo.

1. Homologar a manifestação da PGF.

10° - AGENTE: CCON

1. Promover os ajustes necessários e coletar as assinaturas do Termo Aditivo;
2. Com o Termo Aditivo assinado, inserir informações no Comprasnet Contratos e proceder com a publicação no Diário Oficial da União – DOU;
3. Demais trâmites internos e arquivar o processo na CCON.

1. Ofício/Manifestação da empresa solicitando reajuste.

1. 1º Reajuste: abrir processo novo;
2. A partir do 2º reajuste: utilizar o processo de reajuste anterior;
3. Instruir o processo com os seguintes documentos: Ofício/Manifestação da Empresa
   solicitando reajuste do contrato, portaria de fiscalização, edital, termos aditivos.
   Termos de Apostilamento e outros documentos que se fizerem necessários;
4. Elaborar cálculo do reajuste (conforme previsto no Edital).

1. Verificar e informar se há dotação orçamentária.

• Ordenador de Despesa emite Declaração de Adequação Orçamentária.

1. Realizar pesquisa de preço; manifestar-se a respeito da vantajosidade ou não do
   Contrato para a UFPI; e consultar certidões (SICAF, CEIS, CNIA, TCU, CNDT,
   CADIN) da empresa e sócios.

1. Consultar certidões de habilitação (SICAF, CADIN, CEIS, CNIA, TCU, CNDT);
2. Elaborar justificativa de reajuste;
3. Elaborar o Termo de Apostilamento.

1. Pró-Reitora de Administração ou Reitor autoriza o reajuste e assina o Termo de
   Apostilamento.

1. Com o Termo de Apostilamento assinado, inserir informações no Comprasnet
   Contratos e proceder com a publicação no Diário Oficial da União – DOU;
2. Demais trâmites internos e arquivar o processo na CCON.

1. Abrir o processo de prorrogação 6 meses antes do fim da vigência do contrato;
2. 1ª Prorrogação: utilizar o processo que originou o contrato;
3. A partir da 2ª Prorrogação: utilizar o processo de prorrogação anterior;
4. Instruir o processo com seguintes documentos: Contrato, Portaria de Fiscalização, Edital Pregão Eletrônico ou Projeto Básico, Termos Aditivos e Termos de Apostilamento (se houver).

1. Para dar ciência da prorrogação;
2. No caso de prorrogação excepcional, autorizar o início dos trâmites da prorrogação.

1. Inserir Relatório de Prorrogação Contratual; Relatório de Impacto de Descontinuidade
   (no caso de prorrogação excepcional); mapa de risco e análise dos custos não
   renováveis (se contratos regidos pela IN 05-2017, Parecer 001-2021 PGF UFPI) para
   manifestação do fiscal.

• Providenciar:
  • Preenchimento do Relatório de Prorrogação Contratual;
  • Atualizar o mapa de risco (caso necessário) e análise dos custos não renováveis (se
    contrato regido pela IN 05-2017, Parecer 001-2021 PGF UFPI);
  • Relatório de Impacto de Descontinuidade (no caso prorrogação excepcional);
  • Manifestação formal da empresa sobre o interesse ou não em prorrogar o contrato; e
  • Consultar certidões pertinentes (SICAF, CEIS, CNIA, TCU, CNDT, CADIN) da
    empresa e dos sócios, caso alguma certidão esteja com pendências, notificar a
    empresa para regularizar.

1. Solicitar à PROPLAN que informe sobre a existência de dotação orçamentária para o
   valor atual do contrato (se o fornecedor solicitou o reajuste do valor contratual,
   realizar o cálculo do reajuste conforme índice previsto no contrato ou P.E. e informar
   o valor do contrato com o novo reajuste).

1. Verificar e informar se há dotação orçamentária.

1. Ordenador de Despesa emite Declaração de Adequação Orçamentária.

1. Solicitar à CCL a realização de pesquisa de preços e consultar certidões (SICAF, CEIS,
   CNIA, TCU, CNDT, CADIN) da empresa e sócios.

1. Realizar pesquisa de preço e consultar certidões (SICAF, CEIS, CNIA, TCU, CNDT,
   CADIN) da empresa e sócios.

10° - AGENTE: D.A.

1. Manifestar se o contrato permanece vantajoso ou não para a UFPI

11° - AGENTE: D.A.

1. Elaborar Justificativa de Prorrogação Contratual e minuta de Termo Aditivo;
2. Enviar processo a PRAD ou GABINETE DA REITORIA, para autorizar ou não a prorrogação e reajuste (se houver);
3. No caso de prorrogação em caráter excepcional, em que a PRAD é a autoridade competente para autorizar a prorrogação, faz-se necessário também o envio do processo ao Gabinete do Reitor para a autorização (dupla autorização – Pró-reitor de Administração e Reitor).

12° -AGENTE: PRAD OU GABINETE DA REITORIA

1. Analisar instrução processual e autorizar ou não a prorrogação e reajuste (se houver).

13° - AGENTE: CCON

• Verificar instrução processual:
  • AUTORIZADA A PRORROGAÇÃO E REAJUSTE (se houver):
    1. Contratos regidos pela IN 05-2017 (Parecer 001-2021 PGF UFPI): preencher o Formulário Instrutório e solicitar à PRAD a emissão de Ateste de Conformidade. Enviar processo à PRAD.
    2. Contratos regidos pela IN 02-2008 (Parecer 001-2019 PGF UFPI): enviar Termo Aditivo para assinatura da empresa (via e-mail) e solicitar o envio das 3 vias físicas assinadas e rubricadas à CCON (se couber).
  • NÃO AUTORIZADA PRORROGAÇÃO E REAJUSTE (se houver):
    1. Comunicar à fiscalização e à empresa sobre o encerramento do contrato.

14° - AGENTE: PRAD

1. Verifica instrução processual e emite o Ateste de Conformidade, conforme Parecer 001-2021 PGF UFPI (no caso de contratos regidos pela IN 05-2017).

15° - AGENTE: CCON

1. Promover os ajustes necessários e coletar as assinaturas do Termo Aditivo (1º assina a empresa, 2º a UFPI);
2. Inserir informações no Comprasnet Contratos e proceder com a publicação no DOU;
3. Enviar uma via do Termo Aditivo assinada e o termo de publicação no DOU à Contratada e a equipe de fiscalização;
4. Demais trâmites internos e arquivar o processo na CCON.