Informações gerais
Conforme o Decreto nº 10.947/2022[Legislação 1], o Plano de Contratações Anual (PCA) é um documento que consolida as demandas que o órgão ou a entidade planeja contratar no exercício subsequente ao de sua elaboração.
O PCA tem como objetivos:
- Racionalizar as contratações das unidades administrativas de sua competência, por meio da promoção de contratações centralizadas e compartilhadas, a fim de obter economia de escala, padronização de produtos e serviços e redução de custos processuais;
- Garantir o alinhamento com o planejamento estratégico, o plano diretor de logística sustentável e outros instrumentos de governança existentes;
- Subsidiar a elaboração das leis orçamentárias;
- Evitar o fracionamento de despesas; e
- Sinalizar intenções ao mercado fornecedor, de forma a aumentar o diálogo potencial com o mercado e incrementar a competitividade.
Já o Sistema de Planejamento e Gerenciamento de Contratações (PGC) constitui a 
Área requisitante
As Áreas Requisitantes são baseadas nas Unidades principais da UFPI.
Ou seja, o CCN irá inserir as demandas referentes aos seus setores demandantes, por exemplo, às coordenações do curso de Biologia, Física, Química, etc.
Sendo necessária alguma identificação extra, esta poderá ser inserida no campo de “Descrição Sucinta”.
DFD Digital
No novo PGC é necessário elaborar um Documento de Formalização da Demanda (DFD), no momento da inserção das demandas no sistema, com algumas informações básicas, como:
- Informações Gerais (Área Requisitante, Data prevista para a conclusão do processo e Descrição Sucinta do objeto);
- Justificativa da necessidade (razões e fundamentos pelos quais a demanda deve ser atendida);
- Materiais / Serviços (relação dos grupos de materiais a serem adquiridos para atendimento a esta demanda);
- Responsáveis (servidores na Unidade responsáveis pela inserção da demanda);
- Acompanhamento (servidores na Unidade responsáveis pela acompanhamento da demanda)
Informação do grupo de materiais
Não é necessária a inclusão de item a item das demandas. É possível a inclusão do valor estimado por grupo de materiais.
ATENÇÃO!
Não se confunde a inclusão das demandas no PCA, com o processo administrativo de contratação de serviços ou aquisição de bens. O DFD é apenas uma das diversas etapas.
Prazos
Cronograma de elaboração do PCA 2026
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ATIVIDADE |
PRAZO |
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Envio pelas áreas requisitantes do DFD (Documento de Formalização de Demanda) |
1º de janeiro a 1º de abril de 2025 |
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Consolidação do Plano pelo setor de Contratações |
Até 30 de abril de 2025 |
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Aprovação do Plano pela autoridade competente |
Até 15 de maio de 2025 |
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Possibilidade de inclusão, exclusão ou o redimensionamento do Plano visando à sua adequação à proposta orçamentária do órgão ou entidade ao qual se vincular a UASG |
De 15 de setembro a 15 de novembro de 2025 |
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Adequação do PAC ao orçamento aprovado |
15 dias após a aprovação da LOA |
As Unidades deverão enviar as informações relativas ao PGC até o dia 
Há também dois períodos de revisão (inclusão, exclusão ou redimensionamento de itens) durante o ano: entre 15 de setembro e 15 de novembro, e na quinzena posterior à publicação da LOA.[Legislação 1]
Cadastro após o prazo
Para cadastramento ou revisão das demandas fora dos prazos determinados pela legislação, deverá ser efetuado o procedimento conforme as instruções do Manual do Sistema PGC e, no próprio sistema PGC, será solicitada a justificativa em campo próprio.
Após o cadastramento e encaminhamento à Unidade de Compras (UC), a demanda será avaliada e aprovada ou não pela Autoridade Competente.
A inclusão das demandas, apesar de eventualmente possível, 