| APRESENTAÇÃO |
A Divisão de Gestão de Atas (DIGA) é uma unidade administrativa vinculada à Diretoria Administrativa (DA) da Pró-Reitoria de Administração (PRAD) da Universidade Federal do Piauí (UFPI), responsável pelo gerenciamento, controle e acompanhamento das Atas de Registro de Preços da Instituição, bem como dos processos administrativos a elas relacionados.
Sua atuação é essencial para assegurar a adequada execução das contratações decorrentes do Sistema de Registro de Preços, promovendo o monitoramento contínuo da vigência das atas, do saldo disponível, do cumprimento das obrigações pelos fornecedores e da regular tramitação dos procedimentos administrativos pertinentes.
| COMPETÊNCIAS |
Compete à Divisão de Gestão de Atas:
- Gerenciar, acompanhar e disponibilizar informações referentes às Atas de Registro de Preços da UFPI, especialmente quanto à vigência, saldos e execução contratual;
- Subsidiar os setores requisitantes com informações atualizadas necessárias ao planejamento e à formalização das contratações;
- Instrui e analisar processos administrativos de reajuste e reequilíbrio econômico-financeiro de atas, de forma a subsidiar a decisão das autoridades superiores;
- Notificar os setores requisitantes para abertura de processos administrativos de prorrogação de vigência das atas, além de acompanhar e analisar a conformidade de tais processos, registrando as prorrogações em sistema;
- Acompanhar a execução das obrigações assumidas pelos fornecedores registrados, observando o atendimento às demandas institucionais;
- Conduzir notificações administrativas e processos de apuração de infrações e aplicação de sanções, quando cabíveis;
- Registrar, controlar e manter atualizadas as Atas de Registro de Preços nos sistemas oficiais do Governo Federal;
- Elaborar, revisar e padronizar fluxos e procedimentos administrativos relacionados às atividades da unidade;
- Prestar suporte técnico e orientação aos setores internos da UFPI quanto às matérias de sua competência;
- Produzir dados, relatórios gerenciais e informações técnicas que subsidiem a tomada de decisão da Administração Superior.
| ATUAÇÃO |
No desempenho de suas atribuições, a DIGA desenvolve atividades permanentes voltadas ao controle, à regularidade e à eficiência da gestão das Atas de Registro de Preços, dentre as quais se destacam:
- Instrução e análise de processos de reajuste e de reequilíbrio econômico-financeiro;
- Instrução e análise de processos administrativos de apuração de infração, com emissão de relatórios técnicos e registro de eventuais sanções nos sistemas competentes;
- Monitoramento e comunicação aos setores requisitantes sobre os prazos de vigência das atas, com vistas ao início dos processos de prorrogação, além da análise de conformidade dos referidos processos;
- Expedição de notificações administrativas aos fornecedores registrados;
- Registro e atualização das atas nos portais e sistemas oficiais do Governo Federal;
- Elaboração, atualização periódica e compartilhamento de planilhas de controle de saldo das atas institucionais;
- Verificação da manutenção das condições de habilitação dos fornecedores durante a execução dos objetos registrados;
- Definição e aperfeiçoamento dos fluxos processuais relacionados à gestão de atas;
- Atendimento e orientação ao público interno e externo acerca de demandas relacionadas às Atas de Registro de Preços da UFPI.
A atuação da Divisão possibilita maior segurança administrativa, previsibilidade dos procedimentos, controle da execução dos registros de preços e suporte qualificado às unidades acadêmicas e administrativas da Universidade.
| EQUIPE |
Rômulo José Pereira Lima
Administrador - Chefe da Divisão
| CONTATO |